El Tribunal Supremo ha recordado que es la empresa, y no el trabajador, quien debe justificar ante la Agencia Tributaria la validez de los gastos por dietas y desplazamientos relacionados con la actividad laboral. Esta aclaración surge tras la estimación de la demanda de un empleado que había reclamado no estar obligado a demostrar la naturaleza laboral de sus viajes. El fallo beneficia a los asalariados y pone el foco en la responsabilidad del empleador para acreditar que dichos pagos corresponden efectivamente a motivos de trabajo, en un lugar y día concretos.
Por qué el empleador es el responsable legal de justificar las dietas y gastos laborales
Los jueces han dejado claro que, si Hacienda reclama pruebas de que unas dietas están exentas de pagar impuestos, no puede dirigirse directamente al trabajador para exigirle documentación. ¿Te imaginas tener que guardar y presentar todos los justificantes de un viaje de trabajo? El Tribunal Supremo especifica que es la empresa quien debe demostrar que las cantidades abonadas a su plantilla por manutención, alojamiento y desplazamientos se corresponden con el desarrollo de sus funciones profesionales. De ahí que, ante una inspección o comprobación, el empresario sea quien deba mostrar las evidencias necesarias.
Cómo funciona la exención de las dietas en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas
Las dietas y los gastos de viaje pueden quedar exentos del IRPF si se cumplen ciertas condiciones, entre ellas que se produzcan por desplazamientos reales, en fechas y lugares concretos. Para que no genere dudas, la obligación de justificar dichos gastos recae en la entidad contratante. De lo contrario, Hacienda podría considerar las dietas como un rendimiento del trabajo y, por tanto, exigir la tributación correspondiente. Aquí se muestra una tabla con algunos conceptos básicos sobre dietas y su exención:
| Concepto | Claves para la exención |
|---|---|
| Desplazamientos y manutención | Deben realizarse en fecha y lugar justificados por la empresa |
| Alojamiento o estancia (hoteles, apartamentos) | La empresa debe documentar los días de alojamiento y el motivo laboral |
Estos criterios facilitan saber cuándo un gasto está bien respaldado y no implica un pago adicional de impuestos.
Consejos para que los trabajadores conozcan sus derechos antes de tributar por desplazamientos laborales
¿Quieres saber qué pasos seguir si Hacienda pide explicaciones? Lo primero es recordar que el empleado no tiene la carga de probar estos gastos. Sin embargo, es recomendable guardar los justificantes y mantener la coordinación con el departamento de Recursos Humanos, para que la empresa disponga de la documentación debidamente ordenada.
Asimismo, conviene estar al tanto de los procedimientos internos de la organización: la mayoría de las compañías solicitan facturas o partes de gasto para sus archivos, precisamente para responder con agilidad ante cualquier requerimiento de la Administración. A continuación, se presenta una breve lista de buenas prácticas para trabajadores:
- Notificar con antelación los desplazamientos que requieran gastos de viaje
- Entregar facturas o comprobantes en cuanto sea posible
- Conocer la política de reembolsos de la empresa
- Solicitar información al empleador sobre posibles inspecciones o comprobaciones
Sentencia firme que beneficia a la plantilla y refuerza el rol del empresario
El fallo del Tribunal Supremo cierra la controversia acerca de la carga de prueba: la Administración deberá dirigirse a la empresa para obtener la justificación de las dietas. Este criterio refuerza la protección del empleado y aclara un aspecto relevante para quienes viajan habitualmente por motivos profesionales.
En conclusión, la sentencia deja patente que las dietas y gastos de desplazamiento no se convierten en una obligación fiscal añadida para el trabajador si se cumplen los requisitos establecidos. Por lo tanto, se recomienda a las compañías llevar un registro detallado, ya que, ante cualquier comprobación tributaria, son ellas las que deberán dar las explicaciones pertinentes. Entra en nuestra sección de empleo para conocer otros incesantes asuntos laborales.
