El INSS implantará desde el 2 de diciembre una comunicación mensual de la base reguladora y nuevas obligaciones de información para las empresas en materia de incapacidad temporal.
El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS) aplicará el 2 de diciembre de 2025 cambios en la gestión de la incapacidad temporal (IT) que afectarán a empresas y trabajadores. La principal novedad será el envío mensual de la base reguladora a través del Fichero INSS Empresas (FIE) y del servicio FIER, con obligaciones de información más estrictas.
Cómo afecta este cambio del INSS a la gestión de la incapacidad temporal
¿Quién se ve afectado? Las personas en incapacidad temporal y las empresas, que deberán remitir datos más precisos y seguir de cerca la información que reciben del INSS. Desde el 2 de diciembre, la base reguladora de la IT se incorporará de forma periódica a los mensajes FIE, lo que permitirá un seguimiento más claro de los importes reconocidos en cada proceso de baja.
El boletín RED recuerda además que las empresas están obligadas a trasladar al INSS información detallada sobre el “Puesto de trabajo” y la “Descripción de funciones” de las personas de baja. Estos datos deben enviarse mediante el fichero FDI y el servicio “Incapacidad Temporal Online” del Sistema RED, y son vitales para que los equipos médicos valoren adecuadamente cada caso.
¿Basta con rellenar los campos sin más? El propio texto deja claro que la calidad de la información es fundamental, por lo que se fijan controles técnicos mínimos que las empresas deberán respetar:
- El campo Puesto de trabajo debe tener al menos cuatro caracteres y el de Descripción de funciones un mínimo de quince; no se admiten entradas formadas solo por cifras o símbolos.
Si no se cumplen estas condiciones, el sistema genera errores automáticos y la empresa se expone a posibles infracciones administrativas.
Comunicación mensual de la base reguladora a través del FIE y FIER
La principal actualización anunciada por el INSS es la comunicación mensual de la base reguladora de la incapacidad temporal. Esta información se añadirá a los mensajes FIE en los campos 1195, 1196 y 1197, una vez consolidadas las bases de cotización por la Tesorería General de la Seguridad Social.
Además, se prevé un aumento de registros en torno a los días 12 o 13 de cada mes, cuando quede disponible la nueva información consolidada. ¿Por qué es importante este detalle? Porque las empresas deberán estar pendientes de ese pico de comunicaciones para comprobar que las bases reguladoras coinciden con sus propios cálculos.
Esta estructura facilitará una gestión más ordenada de los datos, pero también exigirá a las empresas dedicar tiempo a revisar la información que reciben y a cuadrarla con sus propias nóminas y bases de cotización.
Cuando exista alguna discrepancia entre la base reguladora calculada por el INSS y la que determine la empresa, se podrá utilizar el aplicativo ACRASS y el nuevo tipo de incidencia BRIT-Base Reguladora IT. Este mecanismo permitirá presentar consultas y corregir diferencias de forma más ágil, reforzando la coordinación en la gestión de las prestaciones por incapacidad temporal. Si no quieres perderte ninguna novedad en materia de incapacidad o pensiones, entra en nuestra sección de trámites.
