La Agencia Tributaria aclara quién deberá adaptarse al sistema de facturación Verifactu, obligatorio en 2026, y quién podrá seguir usando herramientas sencillas.
Las cartas sobre facturas electrónicas habían encendido las alarmas entre pymes y profesionales. Muchos autónomos buscaban programas y asesorías por miedo a quedarse atrás, pero la aclaración de Hacienda trae un respiro.
Quién se libra del sistema Verifactu de Hacienda y en qué casos concretos
Verifactu es el sistema con el que Hacienda quiere evitar que las facturas se modifiquen sin dejar rastro cuando se emiten mediante un programa informático. Su objetivo es que cada factura sea única, trazable y no manipulable.
La duda surgió porque muchos pensaron que Verifactu se aplicaba a cualquier forma de facturar. En realidad solo afecta a programas que, además de emitir facturas, generan automáticamente libros de IVA o contabilidad; si se trabaja con Word o Excel básicos, el sistema no se aplica.
La aclaración oficial confirma que no todos los trabajadores por cuenta propia tendrán que adaptarse al nuevo modelo. Quedan fuera quienes facturan sin sistemas informáticos avanzados, los autónomos en módulos sin facturas completas, los regímenes especiales de Agricultura, Ganadería y Pesca, los contribuyentes del País Vasco y Navarra y las empresas con Suministro Inmediato de Información.
Aun así, la frontera entre estar dentro o fuera no siempre es evidente. Si introduces los datos de tus facturas en Excel y solo las imprimes o las guardas, no entras en el sistema. Pero cuando ese archivo se conecta con un programa contable o se usan macros que procesan la información de forma automática, sí se considera sistema informático de facturación y empiezan las obligaciones.
Cómo afecta Verifactu a los programas de facturación y qué pasa con la factura electrónica obligatoria
La clave está en la herramienta que usas a diario. Verifactu alcanza a los programas que emiten facturas y generan datos contables de manera automática. Cuando la facturación se hace con Word, con una hoja de cálculo sencilla o incluso a mano, Hacienda no exige incorporarse al sistema mientras no exista un software integrado detrás. Dicho en plata, si aún tiras de papel y boli, puedes estar bastante tranquilo. Para identificar en qué casos hay obligación y en cuáles no, ayuda este cuadro resumen:
| Tipo de facturación habitual | Relación con la obligación de usar Verifactu |
|---|---|
| Programa que genera libros de IVA o contabilidad | Debe usar Verifactu |
| Word sin conexión con otros programas | No obligado a usar Verifactu |
| Excel solo para rellenar datos | No obligado a usar Verifactu |
| Facturas a mano o en papel | Fuera del sistema Verifactu |
Otro punto de confusión es la diferencia entre Verifactu y la factura electrónica obligatoria para operaciones entre empresas y profesionales. Verifactu regula cómo se emiten las facturas cuando se usa un sistema informático, mientras que la factura electrónica se limita al formato en que se intercambian.
Ambas medidas buscan avanzar en la digitalización y controlar mejor las operaciones, aunque tengan calendarios y requisitos distintos. Si en el futuro implantas un programa de facturación o un software más completo, tendrás que adaptarte a Verifactu y a sus reglas, con sanciones que pueden llegar a 150.000 euros por ejercicio. Accede a nuestra sección de trámites para conocer otras gestiones tributarias.
