Mantener las facturas en regla es clave para no llevarse sorpresas con Hacienda. Si te preguntas cuánto tiempo tienes que guardar estos documentos, la respuesta más habitual son cuatro años, aunque existen casos en los que la ley obliga a tenerlos archivados durante cinco e incluso seis años. ¿Te interesa saber más?
En primer lugar, conviene recordar que la Ley 58/2003 de 17 de diciembre, establece un periodo mínimo de conservación de cuatro años. Sin embargo, este plazo puede ampliarse si otras normativas lo especifican. Por ejemplo, el Código de Comercio exige a los empresarios guardar libros, correspondencia y justificantes mercantiles durante seis años, y para las operaciones vinculadas al oro de inversión, el tiempo se alarga hasta cinco años.
Nuevas medidas fiscales para conservar las facturas y no poner en riesgo tu actividad profesional
La digitalización y la llegada de la facturación electrónica han llevado a reforzar las obligaciones de documentación. De ahí que resulte esencial conocer los plazos para evitar infracciones tributarias. Si no se conservan las facturas, la multa podría ser del 2% del valor total de las operaciones no registradas o, si se desconoce la cuantía, 300 euros por cada una de ellas.
Por otro lado, la obligación de guardar facturas abarca no solo las emitidas y recibidas, sino también los justificantes de pago y los albaranes vinculados a dichas facturas. ¡Ojo con los detalles! Cualquier error u omisión podría acarrear sanciones graves.
Aspectos fundamentales para mantener la contabilidad y evitar sanciones de Hacienda por no conservar documentos
Además de los plazos, la forma en que se guardan las facturas también importa. No existe un formato único, pero sí se exige garantizar la accesibilidad y la legibilidad de los registros. En caso de realizar modificaciones, deben quedar reflejadas para asegurar la integridad de la información.
Si apuestas por la digitalización, la normativa actual promueve la factura electrónica. La Ley Crea y Crece y medidas como VeriFactu buscan agilizar trámites, abaratar costes y minimizar el fraude. No obstante, la facturación electrónica obligatoria no se aplica a todos los ámbitos: las relaciones Business to Consumer (B2C) suelen quedarse al margen, así que conviene revisar cada situación particular.
Guía práctica de formatos, plazos y documentos obligatorios para la conservación de tus facturas
A modo de resumen, aquí tienes una tabla que recoge los plazos principales según la normativa:
| Tipo de Operación | Años a Conservar |
|---|---|
| General (Ley 58/2003) | 4 años |
| Mercantil (Libros y correspondencia) | 6 años |
| Operaciones vinculadas al oro de inversión | 5 años |
Dentro de estos marcos legales, es importante saber qué documentos debes reunir. Entre ellos se incluyen:
- Facturas emitidas y recibidas.
- Recibos y justificantes de pago.
- Albaranes o comprobantes vinculados a las facturas.
Antes de archivar, asegúrate de que todos los datos sean legibles y no te olvides de incorporar cualquier cambio que surja en la facturación. Por consiguiente, te resultará más fácil cumplir con la normativa en caso de inspecciones.
Protege tu negocio y mantén la tranquilidad ante Hacienda
Conocer el periodo de conservación de las facturas no solo evita multas, sino que también te ayuda a mantener una contabilidad transparente y ordenada. Cada tipo de operación puede tener plazos diferentes, por lo que conviene revisar la legislación aplicable a tu sector de actividad. Si aún te quedan dudas, lo más aconsejable es consultar con la Agencia Tributaria o con un asesor especializado, y así asegurar que todo cumple la ley al pie de la letra.
Recuerda que puedes seguir informado de otros asuntos relacionados con trámites y gestiones. Para ello, te recomendamos que consultes la información que te ofrecemos en nuestro periódico digital socioeconómico de la Comunidad de Madrid
